L’Ajuntament d’Almassora treballa des d’ahir en l’eliminació dels expedients en paper i el seu arxivat, així com de tota la informació que arribe a través del registre d’entrada. Els documents es retornen a la ciutadania o es destrueixen amb l’objectiu de virar cap a l’administració electrònica i contribuir al manteniment del medi ambient.
Així mateix, cap dels departaments obri des d’aquesta setmana expedients en paper quan aquests complisquen amb les característiques marcades en els objectius. Com a excepció, la norma inclou aquells projectes que, per la grandària d’alguns documents inclosos en ell, no es puguen escanejar físicament. La circular interna distribuïda a la plantilla de l’Ajuntament d’Almassora recorda que “únicament tindran accés a l’arxiu municipal els expedients electrònics que complisquen els requisits citats i no les seues còpies en paper”.
Es tracta del compliment dels articles 26, 36 i 70 de la Llei 39/2015 d’1 d’octubre de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, que marca els components d’un expedient electrònic: documents electrònics que complisquen les característiques d’estructura i format, índex electrònic per a garantir la integritat de l’expedient i la seua recuperació sempre que calga, la signatura de l’índex per l’Administració i les metadades de l’expedient electrònic.
D’esta forma, tots els arxius electrònics que disposen d’aquests elements mínims han de gestionar-se des d’aquesta setmana “exclusivament en format electrònic, no podent imprimir-se en format paper cap expedient que s’incoe a partir d’aquesta data”, segons l’ordre interna. “L’incompliment d’aquesta regla comportarà la corresponent penalització en el compliment de l’objectiu”, segons les mateixes fonts.
L’alcaldessa, Merche Galí, ha recordat que un dels compromisos adoptats en l’Estratègia de Desenvolupament Urbà Sostenible Integrat (EDUSI) passa per reduir la despesa de paper i avançar cap a l’Administració electrònica, de manera que el departament d’Informàtica que ara coordina la regidora María Luisa Renau supervisa aquesta iniciativa per a ampliar la seguretat de la protecció de dades i reduir el consum de paper per a contribuir a la sostenibilitat mediambiental.
Tota la documentació confidencial queda registrada en les bases de dades internes i el volum de consum de paper caurà de forma considerable atés que un dels departaments més afectats és el Servei d’Informació i Atenció Ciutadana (SIAC). L’expedient electrònic que obri el personal de l’Ajuntament anirà incorporant progressivament els diferents documents ‘on-line’, de manera que no existisca risc de pèrdua o destrucció.
